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Quando un utente crea o utilizza un account Business Apps / Account Manager, il Titolare tratta i dati necessari per registrazione, autenticazione e gestione dell'accesso: nome, email, stato di verifica dell'email, identificativi tecnici dell'account e della sessione, appartenenza all'organizzazione, ruolo, autorizzazioni, richieste di accesso alle applicazioni e notifiche di servizio.

Per documentare la registrazione vengono inoltre memorizzati l'organizzazione di riferimento, la versione della Privacy Policy e dei Termini di utilizzo accettati, la lingua e il momento dell'accettazione. L'eventuale consenso marketing è registrato separatamente, incluse concessione e revoca.

Questi trattamenti sono necessari per creare e gestire l'account, autenticare l'utente, fornire l'area riservata e gestire i servizi richiesti (art. 6.1.b GDPR). I dati tecnici di sicurezza e anti-abuso sono trattati per proteggere sistemi, utenti e diritti del Titolare (art. 6.1.f GDPR e, ove applicabile, art. 6.1.c GDPR).

I dati dell'account e le relative evidenze sono conservati per il periodo in cui l'account e il rapporto di servizio restano attivi e, successivamente, solo per il tempo necessario ad adempiere obblighi di legge, gestire richieste dell'interessato o accertare, esercitare o difendere diritti. I dati tecnici con finestre operative più brevi sono eliminati secondo le regole di sicurezza del sistema.

Le comunicazioni necessarie al funzionamento dell'account e dei servizi — incluse autenticazione, inviti, recupero password, notifiche di registrazione e variazioni di accesso — sono comunicazioni transazionali e non dipendono dal consenso marketing.

Le email transazionali possono essere inviate tramite Resend. Per le comunicazioni di autenticazione, invito e servizio il tracciamento di aperture e clic è disabilitato.

Il consenso marketing è facoltativo, separato e non preselezionato. Può essere revocato in qualsiasi momento senza incidere sull'account o sull'accesso ai servizi; eventuali comunicazioni promozionali sono inviate solo quando il consenso è valido e la relativa funzione è attiva.

Per l'infrastruttura applicativa, la sicurezza e i servizi di database possono essere utilizzati servizi Cloudflare; per l'invio delle email può essere utilizzato Resend. Questi fornitori e i loro sub-responsabili possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando richiesto, i trasferimenti avvengono sulla base di decisioni di adeguatezza, Clausole Contrattuali Standard o altre garanzie previste dal GDPR.